Je hebt net een drukke december achter de rug, een groot project loopt nog door en op 31 december stuur je nog geen factuur. Toch heb je al uren gemaakt, misschien materialen ingekocht, en het werk is gewoon begonnen. Staat dat ergens in je boekhouding? Het antwoord is: het hoort er te staan, en wel als onderhanden werk. Wij van Informeren.be zien dat dit een van de onderdelen is waar zelfstandigen het vaakst overheen kijken bij het afsluiten van hun boekjaar. In dit artikel leggen we uit wat onderhanden werk precies betekent, wanneer het een rol speelt en hoe je er als zelfstandige mee omgaat.
Wat is onderhanden werk precies?
Onderhanden werk is simpel gezegd: een opdracht die je bent gestart maar nog niet hebt afgerond of gefactureerd op het moment dat je boekjaar afsluit. Het zit ergens tussen ‘bezig’ en ‘klaar’, vandaar de naam.
Een concreet voorbeeld: je bent grafisch ontwerper en je werkt in december aan een huisstijlproject voor een klant. Afgesproken prijs is 4.000 euro, maar op 31 december heb je pas de helft gedaan. Je hebt nog geen factuur verstuurd. Dat half afgewerkte project is jouw onderhanden werk. In je boekhouding is het op dat moment nog geen omzet, maar het vertegenwoordigt wel degelijk waarde die je hebt opgebouwd.
Wanneer heb jij als zelfstandige te maken met onderhanden werk?
Niet elke zelfstandige hoeft hier dagelijks mee bezig te zijn, maar een aantal situaties zijn herkenbaar:
- Een project loopt over de jaargrens heen, zoals een website die je in november start en in februari oplevert.
- Je werkt met meerwerkopdrachten waarbij de uiteindelijke scope pas later duidelijk wordt.
- Je levert abonnementsdiensten waarbij het geleverde werk en de facturatie niet altijd synchroon lopen.
Kortom: zodra er op 31 december werk is gedaan waarvoor je nog niet hebt gefactureerd, speelt onderhanden werk een rol.
Waarom moet onderhanden werk überhaupt in de boekhouding?
Dit heeft alles te maken met het zogenaamde matchingprincipe. Dat klinkt technisch, maar het idee is eigenlijk heel logisch: kosten en opbrengsten horen thuis in hetzelfde boekjaar. Als je in december uren steekt in een project en materiaalkosten maakt, maar de opbrengst pas in februari boekt als je factureert, klopt je resultaat niet. December lijkt dan verlieslatend, februari overdreven winstgevend. Door onderhanden werk correct te registreren geef je een eerlijk beeld van wat je in een jaar hebt verdiend.
Hoe waardeer je onderhanden werk?
Er zijn twee gangbare methoden:
Tegen kostprijs: je telt op wat je feitelijk hebt uitgegeven, inclusief je eigen uren tegen een intern uurtarief en eventuele directe kosten. Dit is de voorzichtigere methode en daarmee ook de veiligste keuze bij een belastingcontrole.
Tegen verkoopwaarde: je waardeert het werk op basis van de verwachte opbrengst. Dit levert een hogere waarde op de balans op, maar ook meer risico als het project tegenvalt of de klant uiteindelijk niet betaalt.
Wij van Informeren.be adviseren eenmanszaken bijna altijd om de kostprijsmethode te gebruiken. Het is eenvoudiger te onderbouwen en de fiscus stelt minder vragen als je het voorzichtig hebt gewaardeerd.
Hoe boek je onderhanden werk praktisch in?
De journaalpost is in principe hetzelfde in Nederland en België, al kunnen de rekeningnummers per boekhoudpakket verschillen. Je boekt het als volgt op 31 december:
- Debet: Onderhanden werk (balansrekening, onder vlottende activa)
- Credit: Wijziging in onderhanden werk (resultatenrekening, als opbrengst)
In de praktijk ziet dat eruit als: je schat in dat je 2.000 euro aan werk hebt verricht voor je grafisch ontwerpopdracht en je boekt die waarde op de balans. Je resultaat stijgt daardoor met 2.000 euro in dat boekjaar.
Ben je Belgische zelfstandige met een enkelvoudige boekhouding? Dan is de verwerking minder formeel, maar ook dan moet je je belastbaar inkomen correct inschatten. Raadpleeg in dat geval je accountant voor de juiste verwerking in je aangifte personenbelasting.
Wat als je op projectbasis werkt zonder vaste uurtarieven?
Dan gebruik je de zogeheten percentage of completion methode. Je schat in welk percentage van het project je op 31 december hebt afgerond en past dat toe op de totale projectwaarde of kostprijs. Heb je bijvoorbeeld 40 procent van een project klaar met een kostprijs van 3.000 euro, dan boek je 1.200 euro als onderhanden werk.
Cruciaal is dat je die inschatting kunt onderbouwen. Bewaar urenstaten, e-mails over voortgang, mijlpalen of een projectplanning. Bij een belastingcontrole, zowel in Nederland als in België, wil de inspecteur kunnen zien hoe je tot je getal bent gekomen. Een getal uit de lucht grijpen is geen optie.
Heeft onderhanden werk invloed op je btw-aangifte?
Nee, in principe niet. Onderhanden werk is nog geen omzet en je hebt nog geen factuur verstuurd, dus je hoeft ook geen btw af te dragen. De btw-plicht ontstaat op het moment dat je factureert of op het moment van levering, afhankelijk van de regels in jouw land.
Let wel op vooruitbetalingen: als je klant alvast een deel betaalt voordat het werk klaar is, dan is over dat bedrag wél btw verschuldigd op het moment van ontvangst. Dat is een andere situatie dan puur onderhanden werk.
Wat gebeurt er aan het begin van het nieuwe boekjaar?
De boeking van onderhanden werk is tijdelijk. Op 1 januari (of de eerste boeking van het nieuwe boekjaar) draai je de post terug. Dat heet de tegenboeking of terugboeking. Je boekt dan:
- Debet: Wijziging in onderhanden werk (negatief, als kostenpost)
- Credit: Onderhanden werk (balans, weer op nul)
Daarna, als je het project afrondt en factureert, boek je de volledige omzet op de normale manier. Zo telt het werk uiteindelijk maar één keer mee in je resultaat: verdeeld over de twee boekjaren naar rato van wat je echt hebt gedaan.
Moet je onderhanden werk opgeven in je belastingaangifte?
In Nederland geef je onderhanden werk op in je IB-aangifte als ondernemer. Het verhoogt je fiscale winst in het jaar dat je het boekt. Gebruik je de kostprijsmethode, dan telt de waarde mee als voorraad of onderhanden werk onder je bedrijfsvermogen.
In België geldt voor eenmanszaken met een vereenvoudigde boekhouding dat je in principe werkt op kasbasis, maar de belastingdienst verwacht wel dat je grote, lopende projecten correct toewijst aan het juiste belastbaar jaar. Heb je twijfel? Bespreek het met je boekhouder voor je aangifte personenbelasting indient.
Wanneer heb je echt een boekhoudprogramma of accountant nodig?
Heb je één of twee kleine projecten per jaar die toevallig over de jaargrens lopen? Dan kun je dit met een simpele rekensheet en de hulp van een belastingadviseur zelf bijhouden. Maar er zijn signalen dat je het niet langer handmatig kunt doen:
- Je hebt meer dan vijf lopende projecten tegelijk op 31 december.
- Je projecten duren langer dan zes maanden en hebben wisselende koststructuren.
- Je werkt met onderaannemers of inkoopt materiaal op projectbasis.
- Je omzet groeit snel en de fiscus vraagt om een onderbouwde jaarrekening.
In die gevallen is een boekhoudprogramma zoals Exact, Yuki, Billit of een vergelijkbare tool geen luxe meer. En een accountant die de eindejaarsboeking voor je doet, bespaart je veel kopzorgen bij een controle. Wat je minimaal moet aanleveren: een overzicht van lopende projecten, gemaakte uren of kosten per project en de afgesproken projectwaarde of uurtarief.
Onderhanden werk is geen grote uitzondering in de boekhouding, maar een logisch gevolg van hoe projecten in de praktijk lopen. Werk dat je hebt verricht hoort thuis in het jaar dat je het deed, ook als de factuur pas later volgt. Een eenvoudig projectenoverzicht op 31 december, een onderbouwde inschatting van de stand van zaken en een consequente keuze voor een waarderingsmethode zijn voldoende om het goed te verwerken. Twijfel je over de juiste aanpak voor jouw situatie, dan is even overleggen met een boekhouder de kortste weg naar zekerheid.
