Wie voor eigen rekening werkt, kent het ritueel aan het einde van de maand: alle opdrachten en uren bij elkaar zoeken, een document invullen, en dat als pdf naar de klant mailen. Voor facturen tussen Belgische ondernemingen volstaat die laatste stap sinds begin 2026 niet meer. De pdf in de mailbox is vervangen door een gestructureerd bestand dat rechtstreeks van het ene boekhoudsysteem naar het andere gaat.
Wat er sinds 1 januari 2026 geldt
Sinds 1 januari 2026 zijn Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht om onderling gestructureerde elektronische facturen uit te wisselen. Dat gebeurt via Peppol, een internationaal netwerk waarop softwarepakketten facturen bij elkaar afleveren zonder dat er iemand gegevens hoeft over te typen. Een pdf via e-mail geldt niet als gestructureerde factuur, ook niet als het bestand er netjes uitziet. De verplichting werkt in twee richtingen: je moet zulke facturen kunnen versturen en ook kunnen ontvangen.
Je omzet maakt daarbij geen verschil. Ook wie gebruikmaakt van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, met een jaaromzet onder € 25.000, valt onder de regel. In de eerste drie maanden van 2026 gold er nog een tolerantieperiode voor wie zich aantoonbaar had voorbereid, maar die periode is inmiddels verstreken.
Er zijn een paar duidelijke uitzonderingen. Facturen aan particulieren vallen er niet onder: elektronisch factureren mag daar wel, maar alleen als de klant daarmee instemt. Ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die op basis van artikel 44 van het btw-wetboek zijn vrijgesteld, vallen buiten de verplichting. En voor klanten zonder Belgische vestiging geldt ze evenmin. Twijfel je of jouw situatie eronder valt, dan is je boekhouder of de informatie van de federale overheid de plek om dat te checken, niet een forum of een groepschat.
De inhoud van de factuur blijft even nauw
Het formaat verandert, de inhoudelijke eisen niet. Een factuur moet nog altijd een unieke, doorlopende nummering hebben, een factuurdatum, de gegevens van jou en je klant, beide ondernemingsnummers, een duidelijke omschrijving van wat je geleverd hebt, en de bedragen met het toegepaste btw-tarief. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw niet correct aftrekken en komt de factuur terug.
Precies daar loopt het vaak mis bij wie facturen in een tekstverwerker of een spreadsheet maakt. Een nummer dat twee keer gebruikt is, een verouderd adres uit een oud bestand, een btw-tarief dat is blijven staan van de vorige klant: het zijn kleine fouten met een groot gevolg, want een factuur die opnieuw moet, wordt ook later betaald.
Facturatiesoftware neemt dat soort werk over. Vaste gegevens komen automatisch mee, de nummering loopt door zonder dat je hem bijhoudt, en de meeste pakketten zijn ondertussen aangesloten op Peppol. Facturen maken en versturen gebeurt in dat geval in dezelfde handeling, en wat je verstuurt, staat meteen in het overzicht dat je later voor je btw-aangifte nodig hebt. Kijk bij een keuze niet alleen naar de prijs per maand, maar ook of het pakket koppelt met de software van je boekhouder en of terugkerende facturen automatisch kunnen.
Wat je zelf nog moet regelen
Aangesloten zijn op het netwerk is één ding, je administratie erop inrichten is een ander. Zorg dat de ondernemingsnummers van je vaste klanten correct in je systeem staan, want daarop wordt de factuur afgeleverd. Spreek af hoe je omgaat met klanten die nog niet klaar zijn: in de praktijk versturen veel ondernemers de elektronische factuur en sturen ze op verzoek een leesbare kopie mee, zodat de andere partij de factuur intern kan doorsturen.
Denk ook aan je bewaartermijn. De boekhouding, facturen inbegrepen, moet tien jaar bewaard blijven, gerekend vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting, en dat geldt net zo goed voor elektronische facturen. Een map op de laptop van één persoon is daarvoor geen bewaarplaats. Wie dat in een online systeem heeft staan, hoeft er verder niet naar te kijken.
De overstap voelt vooral aan als een administratieve verplichting, en dat is hij ook. Maar het praktische voordeel is dat de weg van jouw factuur naar de boekhouding van je klant korter wordt, en dat is precies de weg waarop facturen normaal blijven liggen.
